BUĞRA BİLGİNER

Menemen Kültürü

Değerli Limancı Dostlarım,

Bu sayımızda konumuz “Limanlarda Risk Yönetimi ve Liman Tesis Güvenliği”.

Risk yönetimi konusu önemli ancak kanımca pek beceremediğimiz bir konudur.

Zengin bir iş adamı vefat edince oğlu işlerin başına geçer. Genel müdür bütün gün odasında çay içip müdürleriyle sohbet etmektedir. Fabrikada pek problem olmamaktadır, ortalık kütüphane gibi sessizdir. Bu adama gerek yok, hiçbir iş yapmıyor, boşuna maaş veriyorum deyip genel müdürü işten çıkartır.

Bir müddet sonra fabrikada birçok sorun çıkmaya başlar, senesi dolmadan fabrika üretimi durdurur. Meğer genel müdür fabrikayı düzgün yönettiği için sorun olmadığını genç patron öğrenir.

“Yönetim, sorunları oluşmadan önce çözebilme kabiliyetidir.”

Yönetim tarzlarını anlatmak için orkestra şefi ile futbol teknik direktörü örneğini sıklıkla kullanıyorum.

Bir orkestra şefini düşündüğümüzde, sanki değneğini sallamaktan başka pek bir iş yapmıyormuş gibi gözükür. Halbuki defalarca prova yapmış, tüm ekibinin hatasız bir şekilde görevini yapması için çalışmıştır.

Futbol maçında yerinde duramayan, talimatlar yağdıran teknik direktör ise işini yapıyormuş olarak algılanır. Halbuki çıkan sorunlara son anda geçici çözümler bulmaya çalışır, kaynaklarını gereksiz harcar, takımın moralini bozar ve sonuca da pek bir olumlu bir etkisi olmaz.

Bu iki yönetim biçimi, proaktif ve reaktif olarak birbirinden oldukça farklıdır.

Risk yönetimi konusu, gerçekten proaktif yönetim kabiliyetinin daha da önem arz ettiği bir konudur.

Riskleri olmadan önce düşünmek, önlemini almak, önlenemeyecek ise etkisini azaltıcı hareketler yapmak, hep gelecek ile ilgili düşünmeyi gerektirir.

Yönetim kadrosunun genelde bugünü çözmeye çalıştığı işletmelerde, bugünü halledip de geleceği yönetebilmek proaktif yönetim kabiliyeti gerektirir.

Reaktif yönetim popüler ve kolay bir yönetim tarzıdır: Kendi limanımızda veya başka bir limanda önemli bir olay olur. Sonraki birkaç ay bu olay tekrar olursa ne yapılmalı, ne önlem alalım, ne yatırım yapalım vb. konular ile ilgilenilir. Risk yeni gerçekleştiği için kimse bu risk olur mu diye sorgulamaz sorgulayamaz, çünkü zaten çok yakın bir zamanda olmuştur.

Reaktif yönetim, her zaman için daha kolaydır, yönetim kısa süre önce olmuş bir riske karşı alınan önlemleri desteklemeye daha açıktır. Kimse bu masraf ne için demez, bu işe kaynak ayırmaya ne gerek var demez.

Alınan önlemlerin bütçesi sorgulanmadığı gibi, henüz gerçekleşmiş riskin etkisi halen taze olduğu için alınan önlemlerin efektifliği de pek sorgulanmaz. Bu nedenle çoğu kez geçici, palyatif, göstermelik icraatlar pek çok gözlemlenir.

Alınan önlemler, verilen kararlar kısa vadelidir. Kısa vadede az da olsa sonuç görmek için işler yapılır. Uzun vadeye pek bakılmaz, alınan önlemin kalıcılığı pek sorgulanmaz.

Kısa sürede alınan tepkisel önlemler, stratejik planlamadan ve departmanlar arası ortak akıldan yoksundur. Hızlıca, bireysel karar alınır. İlgili birimler ile gerekli iletişim kurulmadan, veya gerekli açık iletişim imkanı verilmeden alınan kararlar ile birçok fırsat kaçırılır, gereksiz harcamalar yapılır.

Bir ay sonra başka bir reaktif gündem ile ilgilenildiğinden, eski projelere ne oldu diye de kimse dönüp bakmaz. Şirket kaynakları bu reaktif yönetim tarzına mahkûm edilir.

Proaktif risk yönetimi ise işin doğrusudur, ancak zordur.

Proaktif yönetim, doğru yönetim biçimi olmakla beraber, şirket yönetimleri tarafından en az desteklenen yönetim biçimidir. Bir riske karşı alınacak proaktif önlemler çoğu zaman önceden yatırım gerektirir. Bu yatırımı da meşrulaştırmak epey zordur, yatırımın geri dönüşü, gerekliliği epeyce sorgulanır. Kısıtlı insan kaynaklarını proaktif projelere kullanabilmek, örneğin yeni bir personel istihdamı oldukça çaba gerektirir.

Proaktif risk yönetimi projeleri bu nedenle genellikle kısıtlı kaynaklar ve bütçe ile, uzun zamana yayılarak gerçekleştirilebilir. Bütünsel bir bakış açısı ile planlanarak, ancak fazlara ayrılarak adım adım icraat yapılabilir.

Limanda güvenlik konusunda yeni çalışmaya başlamıştım. Güvenlik kamerasından limana bakarken, IMDG sahasında yanıcı konteynerlerin yanında piknik tüpünü açmış menemen pişiren bir tır şoförünü fark ettik. Hemen güvenlik yönlendirdik, başka işlere bakarken 15 dakika sonra bir baktık güvenlik de oturmuş yanına. Menemenden sonra çay demlemeye başlamışlardı. Güvenlik şefini gönderdik. Bizim güvenlik “buyur etti, ayıp olur diye oturdum” demişti.

Limana girişte tanıdık ise elini sallayarak geçmek veya bir misafiri içeri almak, başkasının kartı ile giriş yapmak gibi mümkündü. Günde beş bin tır şoförü, üç bin gümrük komisyoncusu, acente, gümrük memuru, devlet memuru, iki bin kadar da liman çalışanı ile birlikte yaklaşık on bin kişinin giriş çıkış yaptığı bir limanda liman giriş çıkışlarını tam kontrol projesine başladık.

Bu tarz kapsamlı bir işi kısa vadede tek bir hamlede yapmak için ne liman kültürü, ne kaynaklar, ne sistem yeterli idi. Hızlı bir karar ile uygulamaya girilir ise liman kapıları kitlenir, işler durma noktasına gelirdi.

Aynı birkaç kere de gerçekleştirilen seri ameliyatlar gibi, ameliyat tek seferde yapılır ise çok uzun sürer, etkisi yüksek olur, hasta kan kaybından masada kalır. Bu nedenle bütünsel olarak planlamak, ancak fazlar halinde uygulamak gerekiyordu. Ayrıca manuel olarak yönetilen süreçlerin teknolojik araçlar kullanılarak tekrar düzenlenmesi ve dijitalleştirilmesi gerekiyordu.

Çok detaya girmeyeceğim, vurgulamak istediğim işin düşük bütçeli, bütünsel olarak planlanmış ancak fazlar halinde uygulanması idi. Mevcut kültür ve geçmişten gelen alışkanlıklar düşünüldüğünde planladığımız yapının uygulanması, örneğin kartı olmayan bir gümrük memurunun limana alınmayacak olması menemen kültüründe hayal edilebilir bir şey değildi.

Her fazda yeni bir uygulama planlandı. Kart kontrol sistemi, güvenlik yönetim sistemi, uygulamaya geçiş planı, bilgilendirilmesi, uygulama, kontrol, çıkan hataların ve istisnaların yönetimi gibi aşamalar ile süreç oturduktan sonra bir sonraki adım atıldı. Yaklaşık bir buçuk sene içerisinde fazlar halinde geçiş ile giriş çıkışlar kontrol altına alındı. Özel geliştirilen liman güvenlik sistemi yazılımı ile veri toplanır ve kullanılır hale geldi. Liman güvenlik kadrosu yeterli değildi, her ay yeni ilave alarak yavaş yavaş kadro gerekli seviyeye çekildi. Liman kamera sayısı ve IT altyapısı yeterli değildi. Her ay ilave kameralar ile toplamda 500 kadar yeni kamera ile 1 milyon m2 üzeri liman sahası CCTV ile etkin bir şekilde kontrol edilir hale getirildi.

Detaylı düşünülmüş, fazlar halinde ve uzun süreli bir proje dahilinde uygulanmış bu Liman Güvenlik Sistemi ile daha sonra defalarca gerçekleşebilecek birçok risk engellendi. Sessiz sedasız.

IMO sahasında yanıcı konteyner yanında menemen pişiren bir kültürden bugünkü haline belirli bir bütçe içinde başarılı bir şekilde gelmek ancak proaktif bir Risk Yönetimi anlayışı ile mümkün olabilirdi.

Bu projeyi gerçekleştiren tüm arkadaşlarımı ve özel güvenlik ekibimizi tekrar tebrik ediyor, başarılarının devamını diliyorum.

Buğra BİLGİNER

bugra.bilginer@turklim.org